Rise Flemløse Sparekasse 2020 - Sparekassen - Om os - Repræsentantskabsmøde 11.03.2021

Repræsentantskabsmøde 11.03.2021

Indkaldelse til ordinært repræsentantskabsmøde i Rise Sparekasse

Til repræsentantskabet i Rise Sparekasse


Bestyrelsen indkalder herved til ordinært repræsentantskabsmøde, der afholdes


Torsdag den 11. marts 2021 kl. 16:30 som webmøde på grund af Corona-restriktionerne (Bemærk, at tilmelding er nødvendig, jf. nedenfor)


Sparekassen har tradition for at afholde fysiske repræsentantskabsmøder, hvor der er mulighed for at være sammen, møde kandidaterne til bestyrelsen og spise et godt måltid. Det kan vi desværre ikke i år, og må derfor afholde mødet som et elektronisk møde, hvilket Erhvervsstyrelsen ved en bekendtgørelse har givet alle virksomheder mulighed for, uagtet at vedtægterne måtte foreskrive noget andet. Sparekassen vender naturligvis tilbage til fysiske møder, så snart det er muligt, for selv om vi på grund af COVID-19 restriktionerne efterhånden har vænnet os til at afholde møder via diverse web-løsninger, er det fortsat vurderingen, at det er bedre at mødes fysisk og kunne se hinanden rigtigt i øjnene.


Dagsorden for mødet er, jf. vedtægterne:


  1. Udpegning af stemmetællere
  2. Valg af dirigent
  3. Bestyrelsens beretning om Sparekassens virksomhed i det forløbne år
  4. Fremlæggelse af den reviderede årsrapport til godkendelse
  5. Beslutning om anvendelse af eventuelt overskud eller dækning af eventuelle tab i henhold til den godkendte årsrapport
  6. Forslag fremsat af direktion, bestyrelse eller repræsentantskabsmedlemmer
  7. Valg af eventuelle medlemmer til bestyrelsen
  8. Valg af revisor
  9. Eventuelt

Ad punkt 2 – Valg af dirigent

Bestyrelsen indstiller advokat Mads Kromann som dirigent.


Ad punkt 3 – Bestyrelsens beretning om Sparekassens virksomhed i det forløbne år

Formand Leif Juul Sørensen fremlægger bestyrelsens beretning.


Ad punkt 4 – Fremlæggelse af den reviderede årsrapport til godkendelse

Direktør Bjarne V. Nielsen fremlægger den reviderede årsrapport. Bestyrelsen indstiller, at repræsentantskabet godkender Årsrapport 2020.

Årsrapporten udsendes til repræsentantskabets orientering forinden mødet.


Ad punkt 5 – Beslutning om anvendelse af eventuelt overskud eller dækning af eventuelle tab i henhold til den godkendte årsrapport

Bestyrelsen indstiller, at repræsentantskabet godkender den af bestyrelsen foreslåede forrentning af garantkapitalen på 2,5 %. Indstillingen om nedsættelse af forretningen skyldes en henstilling fra Finanstilsynet om, at pengeinstitutterne skal reducere eller helt undlade udbytte/forrentning som følge af COVID19-situationen.


Ad punkt 6 – Forslag fremsat af direktion, bestyrelse eller repræsentantskabsmedlemmer

a)      Ændring af vedtægter

Bestyrelsen foreslår ændringer i vedtægterne. Ændringer består primært i tilretning af navnet til ”Rise Sparekasse”, samt at nogle overgangsbestemmelser fra fusionen med Flemløse Sparekasse udgår, og at garantkapitalen mv. opdateres. Vedtægtsændringerne forventes vedtaget af bestyrelsen den 25.02.2021, og et eksemplar med rettelsesmarkeringer udsendes til repræsentantskabets orientering inden mødet.


b)      Lønpolitik

Bestyrelsen foreslår, at repræsentantskabet godkender ”Lønpolitik for Rise Sparekasse”. Lønpolitikken foreslås ændret som følge af nye lovkrav (disclosureforordningen) omkring bæredygtighed. Lønpolitikken forventes vedtaget af bestyrelsen den 25.2.2021 og udsendes til repræsentantskabets orientering inden mødet.


c)      Bestyrelseshonorar

Bestyrelsen indstiller følgende forslag til honorering af bestyrelsens medlemmer fra 1. januar 2021. Honoraret er uændret i forhold til 2020:


Basishonorar                                    Kr. 50.000,00

Formand:                                         Basishonorar x 2

Næstformand                                 Basishonorar x 1,3


Ad punkt 7 - Valg af eventuelle medlemmer til bestyrelsen

Ifølge vedtægternes § 10.2 er der valg til bestyrelsen. Som følge af, at bestyrelsen skal reduceres fra 10 til 8 medlemmer, har den siddende bestyrelse valgt, at de alle er på valg i 2021.


På valg er således:


 Valgkreds 1 (Ærø):

  • Gårdejer Leif Juul Sørensen
  • Personalekonsulent Anne Jeppe Nielsen
  • Gårdejer Rasmus P. Rasmussen
  • Restauratør Pia Fuglsang
  • Gert Mikael Olsen

Valgkreds 2 (Svendborg):

  • Direktør Niels Riis

Valgkreds 3 (Flemløse/Haarby):


  • Leder Ole Kjær Jensen
  • Teknisk konsulent Henrik Buur
  • Servicechef Hanne Herzog

Alle har meddelt, at de modtager genvalg.


Repræsentantskabsmedlemmer, der måtte ønske at stille op til bestyrelsen anmodes om, så vidt muligt og af praktiske årsager, at meddele dette til Sparekassens sekretariat på mail vb@sparekassen.dk inden mødet. Der vil dog også være mulighed for at stille op på selve mødet.


Ad punkt 8 – Valg af revisor

Bestyrelsen foreslår genvalg af statsaut. revisor Anders Gjelstrup (Deloitte). Bestyrelsen er ikke i forbindelse med afgivelsen af indstillingen blevet påvirket af tredjeparter og har ikke været underlagt aftaler, som begrænser Sparekassens repræsentantskabs valg af revisor.


Vedtagelse af forslag

Repræsentantskabets beslutninger træffes som udgangspunkt ved simpelt stemmeflertal. Til beslutning om vedtægtsændringer kræves dog, at mindst halvdelen af medlemmerne er til stede, samt at mindst 2/3 af de fremmødte stemmer herfor.


Fuldmagt

Ifølge vedtægternes § 9.2 kan et repræsentantskabsmedlem give møde og afgive stemme ved skriftlig og dateret fuldmagt til et andet medlem af repræsentantskabet. Ingen kan give møde og stemme med fuldmagt fra mere en ét repræsentantskabsmedlem, og fuldmagten kan ikke gives for længere tid end 12 måneder. Af praktiske årsager skal vi anmode om, at evt. fuldmagter så vidt muligt anmeldes til sekretariatet inden mødet.   


Tilmelding er nødvendig

I år er det særlig vigtigt, at du deltager i mødet. Det skyldes, at bestyrelsen i år skal reduceres fra 9 til 7 repræsentantskabsvalgte medlemmer, ligesom alle nuværende bestyrelsesmedlemmer som nævnt, har besluttet, at de er på valg i 2021, uagtet, at de ikke alle har siddet i de 4 år, de oprindelig er valgt for.


I modsætning til tidligere år er det denne gang nødvendigt med tilmelding, som kan ske til sekretariatet på vb@sparekassen.dk senest den 8. marts 2021.


Ved tilmelding til mødet bliver du også inviteret til et testmøde, hvor du har mulighed for at prøve det hele af. Testmødet foregår mandag den 8. marts 2021, og du har mulighed for at logge på i tidsrummet kl. 15:00 til kl. 1600. Skulle du have problemer her, kan du kontakte os på tlf. 23610763, hvor Per Skjerning sidder klar til at hjælpe.


Procedure

Rent praktisk foregår mødet via det elektroniske mødesystem Cisco Webex. Hvis du har tilmeldt dig, vil du inden mødet få tilsendt et link til mødet på den mailadresse, vi har registreret på dig.


Vi gør det muligt at logge ind på mødet allerede fra kl. 15:30, hvor der også er mulighed for at ringe ind til it-afdelingen, hvor Thomas og Per vil sidde klar med support, hvis der er behov for det.


Det virtuelle møde vil blive afholdt, så det i formene minder mest muligt om et normalt repræsentantskabsmøde. Kandidaterne til bestyrelsen vil også få mulighed for at præsentere sig og fortælle, hvem de er, og hvad de står for.


Selve afstemningen, som vil blive administreret af VP-Securities, vil foregå i det virtuelle møde. Det kommer til at foregå på den måde, at når du skal afgive din stemme, kommer der et link i chatten. Du klikker på linket og logger på med dit NemID, hvorefter du kan afgive din stemme.  


Vejledning til, hvordan du deltager i mødet og de tekniske krav til dit system og internetforbindelse, er vedlagt, og ellers er du altid velkommen til at kontakte Sparekassens it-afdeling på 23969656 (Thomas Norrild), eller 23610763 (Per Skjerning).


Leif Juul Sørensen

Formand